Guide des Justificatifs Administratifs pour la Sous-traitance
Ce guide explique aux entreprises sous-traitantes la nature, l'utilité et les modalités d'obtention des documents couramment demandés lors d'une entrée en relation d'affaires.
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Avertissement Important

⚠️ Limitation de Responsabilité
Les informations contenues dans ce guide sont fournies à titre purement informatif et pédagogique. Elles ne constituent ni un avis juridique, ni une interprétation officielle des textes applicables.
Zenextia ne saurait être tenue responsable d'une mauvaise interprétation des obligations légales, d'une évolution réglementaire postérieure à la diffusion de ce document, ou de l'usage qui en serait fait. Il appartient à chaque partie de vérifier ses obligations propres et de se rapprocher des administrations compétentes, de son conseil juridique ou de son expert-comptable.
Extrait Kbis : La Carte d'Identité de l'Entreprise
Pourquoi ce document ?
Il permet de prouver l'existence légale de l'entreprise, son adresse et l'identité des dirigeants ayant le pouvoir d'engager la société. C'est la « carte d'identité » de l'entreprise selon le Code de commerce, art. L.123-1 et suivants.
Document requis
Un extrait datant de moins de 3 mois. Le document porte le logo du Greffe du Tribunal de Commerce, un QR code de vérification en haut à droite, et liste les dirigeants.
Comment l'obtenir ?
Gratuitement sur monidenum.fr (service officiel des greffes) ou via le site de l'INPI.
À vérifier : Le numéro SIREN, la dénomination sociale, l'adresse du siège, et la mention « À jour au date récente ».
Attestation de Vigilance URSSAF
Obligation Légale
Pour tout contrat d'un montant global de 5 000 € HT ou plus, le donneur d'ordres doit vérifier que son co-contractant s'acquitte de ses obligations sociales (Art. L.8222-1 et D.8222-5 du Code du travail).
Document Requis
L'« Attestation de vigilance » datant de moins de 6 mois. Elle doit impérativement comporter un Code de Sécurité permettant son authentification. En-tête « Urssaf », mention « Article L.243-15 du code de la Sécurité sociale ».
Obtention
Depuis l'espace sécurisé sur urssaf.fr (rubrique « Échanges avec mon Urssaf » > « Mes attestations ») ou autoentrepreneur.urssaf.fr.
Attestation de Régularité Fiscale
Pourquoi ce document ?
Elle atteste que l'entreprise est à jour du paiement de la TVA et de l'Impôt sur les Sociétés selon le Code général des impôts et l'Art. L.8222-1 du Code du travail.
Document précis
Une attestation annuelle ou semestrielle délivrée par la DGFIP avec le titre « ATTESTATION DE REGULARITE FISCALE » et la phrase « est en règle au regard des obligations fiscales suivantes... ».
Attention : Un simple avis d'imposition ou un relevé de compte n'est pas suffisant.
Comment l'obtenir ?
Depuis l'espace professionnel sur impots.gouv.fr ou en contactant le Service des Impôts des Entreprises (SIE) via la messagerie sécurisée.
Vérification
Vérification visuelle de la concordance du SIREN et de la date de délivrance par rapport à la période du contrat.
Documents Spécifiques : Travailleurs et Secteur BTP
Régularité des Salariés Étrangers
Le donneur d'ordres doit s'assurer que le sous-traitant n'emploie pas de travailleurs étrangers sans titre de travail valide (Code du travail, art. L.8221-1).
Document : Déclaration sur l'honneur signée ou liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail.
Carte BTP
Obligatoire pour toute personne travaillant sur un chantier de bâtiment ou travaux publics (Code du travail, art. L.8291-1 et R.8291-1).
Document : Carte individuelle avec photo, nom, prénom du salarié, nom de l'employeur, et QR Code. Demande sur cartebtp.fr.
Assurance Responsabilité Civile Professionnelle
Document Requis
Une Attestation d'assurance valide pour l'année en cours. À vérifier : la période de validité, le montant des plafonds de garantie, et le détail des activités garanties (ex: "Conseil en systèmes informatiques", "Développement").
Obtention et Vérification
Auprès de l'assureur de l'entreprise ou du courtier. Le donneur d'ordres vérifie que l'activité mentionnée correspond bien à la mission confiée.
Elle couvre les dommages que l'entreprise pourrait causer à des tiers (client, autre entreprise, visiteur) dans le cadre de son activité.
Assurance Décennale pour la Construction
Secteur Construction
Protection 10 ans
Obligation Légale
Obligatoire pour les constructeurs (gros œuvre, etc.). Elle couvre les dommages affectant la solidité de l'ouvrage pendant 10 ans selon le Code civil, art. 1792 - Loi Spinetta.
Document et Vérification
Une attestation d'assurance mentionnant explicitement la garantie « Responsabilité Décennale » avec la liste précise des activités couvertes (ex: Maçonnerie, Charpente).
Le donneur d'ordres doit vérifier que l'attestation est valide à la date d'ouverture du chantier et qu'elle couvre spécifiquement les lots techniques sous-traités.
Récapitulatif des Documents Essentiels
01
Extrait Kbis
Moins de 3 mois - Gratuit sur monidenum.fr
02
Attestation URSSAF
Moins de 6 mois - Avec code de sécurité
03
Régularité Fiscale
Annuelle/semestrielle - Via impots.gouv.fr
04
Déclaration Salariés
Sur l'honneur - Travailleurs étrangers
05
Carte BTP
Si applicable - Avec QR Code
06
RC Professionnelle
Valide année en cours - Activités détaillées
07
Assurance Décennale
Si construction - Lots techniques couverts
Sources Administratives Officielles
Pour obtenir vos documents et vérifier vos obligations, consultez les sites officiels suivants :
URSSAF
Attestations de vigilance et cotisations sociales
Impôts
Attestations de régularité fiscale
Service Public
Informations administratives générales
Carte BTP
Demandes de cartes professionnelles